Vragen & antwoorden van ondernemers tijdens deze crisis

Eerste sessie afgerond met ondernemers die met elkaar ervaringen en vragen uitwisselen omtrent hoe Corona de dagdagelijkse werking van hun onderneming beïnvloedt.

Hierbij enkele tips en tricks die ook voor jou interessant kunnen zijn.

Vraag 1: Wat vertel ik tegen de collega’s wanneer een medewerker zich ziek meldt?

Vooreerst: De algemene regel is dat de werkgever enkel mag vragen naar de duurtijd van de afwezigheid en praktische zaken omtrent de afwezigheid. Bijvoorbeeld: het verleggen van afspraken. Het komt er op neer dat je niet mag vragen of de medewerker getroffen is door Corona of niet.

In praktijk is het zo dat de medewerkers zelf vertellen wat ze hebben. De werkgever hier niet naar vragen. Indien de medewerker de reden vertelt, mag het sowieso niet opgeslagen worden en je mag het ook niet doorvertellen tegen de collega’s. Ziekte behoort tot de privacy van de medewerkers.

Wat kan ik dan wel vertellen tegen de collega’s?

Zelfs als je weet dat de medewerker Corona heeft, mag je het niet vertellen.

Dit is hoe je het best aanpakt:

  • Wacht niet totdat de medewerkers vragen waarom de collega afwezig is. Ga zelf met hen in communicatie.
  • Focus in je communicatie met de medewerkers welke voorzorgsmaatregelen jij gaat nemen voor het geval het corona zou zijn. Bijvoorbeeld: de werkplek extra ontsmetten van de medewerker.
  • Veel medewerkers hebben angst. De meerderheid zal niet ernstig ziek worden. Als medewerkers vragen om meer afstand te laten dan wettelijk verplicht en het is mogelijk om het te organiseren, sta daar dan in toe. Het is vandaag zaak om je soepel op te stellen. Beter minder productief door een extra maatregel, dan een medewerker die zich ziek meldt.

Vraag 2: Klanten vragen om stock terug te nemen. Hoe reageer ik?

Communiceer, communiceer, communiceer is wat ook onze ondernemers zeggen. Dit is consistent met de tips die we eerder gaven hoe om te gaan met een crisis. Het is een tijd van geven en nemen.

De grote jongens – vaak met de meest financiële draagkracht – reageren soms eenzijdig met maatregelen die ze opleggen aan hun leveranciers. Zo was er het voorbeeld van een onderneming die een e-mail had ontvangen dat de klant eenzijdig de betaaltermijn ging verlengen van 30 naar 60 dagen. Omvang en een groot aanbod aan leveranciers voor dezelfde goederen of diensten creëert macht. Dit wil echter niet zeggen dat je dit zomaar dient te accepteren. Neem contact op me je klant en ga in discussie. Je klanten hebben er geen baat bij dat jij met cash flow problemen komt te zitten. Wie niet belt, komt sowieso op 60 dagen. Misschien kan je met een telefoontje de peer in twee doen en kom jij op 45 dagen uit of staan ze voor jou toch een uitzondering toe.

Maak lijstjes op van je klanten en leveranciers. Maak een top 10 naar volume, aantal en duid met stip aan wie kritisch of enig is in z’n soort. Naar klanten toe, kijk je best ook eens naar de marge die je genereert. Mooie marges wil je in de toekomst niet verliezen. En ook: wie voor de crisis al in slechte papieren zat en slecht of niet betaalt, is de kans groter dat nu de pot enkel gaat aandikken. In functie van wie waar op je lijstje staat, kan je andere beslissingen nemen.

Moet ik nu die stock terugnemen of niet?

Dat antwoord moeten wij je schuldig blijven. Daar moet je zelf een keuze in maken. Maar de gouden regel in onderhandelen is de volgende: als men je iets vraagt, moet je ook iets terugkrijgen.

Suggesties zijn bijvoorbeeld:

  • Een engagement om bijvoorbeeld reeds een order te plaatsen voor de collectie van volgend jaar;
  • Een voorwaardelijk akkoord mits opmaak, erkenning en goedkeuring van een afbetalingsplan van openstaande schulden. Op die manier kunnen die schulden alvast niet meer betwist worden en heb je perspectief op inkomsten;
  • Een hoger dan gewoonlijk voorschot voor de volgende bestellingen;
  • Een engagement om een breder gamma van producten af te nemen.

Vraag 3: Wat doe ik met aanvragen om verlof in te trekken?

Een aanvraag om verlof in te trekken welke reeds eerder werd goedgekeurd, hoef je niet mee akkoord te gaan. Je hebt het recht aan je kant. Tot zo ver het louter juridisch antwoord.

Vandaag vraagt een medewerker om het verlof van volgende week te annuleren. Je weigert. Vrijdag meldt de medewerker zich (echt) ziek. Per definitie heeft de eerste schorsing voorrang op de volgende. Het verlof moet sowieso opnieuw ingepland worden.

Stel: een medewerker zijn vakantie wordt door de reisorganisator geannuleerd. In plaats van technische werkloosheid zou de medewerker zijn verlof liever nu opnemen om inkomstenderving te vermijden. Eigenlijk komt het je wel goed uit dat er tijdens de zomer een extra medewerker is want je zat eigenlijk krap. Wat doe je?

Je kan je alvast inbeelden dat enkel verschuivingen toestaan die jou goed uitkomen, niet in goede aarde zullen vallen.

Wanneer je vandaag ontsmettende wasmiddelen produceert, zal je waarschijnlijk op volle capaciteit moeten draaien en overuren vragen. Er kan dus een context zijn, waar je bij voorkeur je medewerkers graag met open armen ontvangt in plaats van ze thuis opgesloten te laten zitten in de paasvakantie.

Op basis van mijn vorige ervaringen als HR Manager, geef ik alvast mijn volgende persoonlijke adviezen mee:

  • Communicatie, communicatie, communicatie. Ook hier terug.
  • Soepel zijn, betekent nog niet dat je geen limieten kunt opleggen. Indien november en december druk zijn, kan je bijvoorbeeld akkoord geven om (gedeeltelijk) verlof te verleggen, met uitzondering van deze 2 maanden.
  • Wanneer jouw bedrijf een keuze heeft gemaakt, wees dan consequent in de uitvoering. Maak dat elke leidinggevende de afspraken goed begrijpt en sta geen enkele uitzondering toe op de regels.

Volgende week plannen we terug een videogesprek. Graag delen we dan terug ook enkele tips.

Wil je ook met 5 ondernemers ervaringen, vragen en tips uitwisselen tijdens deze crisis? Indien er voldoende interesse is, start ik met plezier nog een groepje op. Meer info over aanpak: klik hier

Vragen & antwoorden van ondernemers tijdens deze crisis