C.G. TOTEM - Het noorden kwijt. Met de handen in het haar.

Je kent het wel: dat één telefoontje van een ontevreden klant, een onverwachte bestelling of een panne die je hele weekplanning in de war brengt. Het overkomt ieder van ons wel eens. En net op dat moment belt de school om je kind met koorts op te halen. Het valt altijd slecht. Echter, even spartelen en na enkele dagen normaliseert de situatie zich terug.

Problematisch wordt het wanneer je gedurende langere tijd bezig bent met pompen of verzuipen. Voor elke taak die je afwerkt, komen er twee nieuwe bij. Je baalt ervan als een stekker. Thuis weten ze het ook want ze delen mee in de malaise. Of is je partner al gaan lopen? Dit kan zo niet blijven duren. Maar wat doe je eraan?

Hieronder vind je de redenen waarom het uit de hand loopt en een aantal praktische tips waarmee je aan de slag kunt.

.

Waarom hebben bedrijfsleiders te weinig tijd?

  1. Geen tijd nemen om bewust na te denken over wat belangrijk en minder belangrijk is
  2. Geen keuzes maken of geen prioriteiten stellen
  3. Geen werk delegeren of een onvoldoende uitgebouwde organisatie
  4. Gebrek aan vertrouwen in de medewerkers
  5. Niet kunnen loslaten

.

Nú moet je ingrijpen!

Weet, sommige batterijen gaan langer mee, maar uiteindelijk lopen die ook leeg. Ook de jouwe.

Vandaar, zit je met tijdsgebrek?

Print dit artikel nu af en trek je onmiddellijk terug. Zorg dat niemand je kan storen. Het werk loopt echt niet weg – dat heb je immers de laatste weken al ervaren want er komt er alleen maar bij.

Jouw focus moet nu zijn: tijd creëren.

.

Negeer de signalen niet

Weet dat een burn-out of een andere medische klacht mogelijks om de hoek loert. Daarnaast loop je ook het gevaar dat je medewerkers het zelf voor bekeken houden. En dat betekent dat je nog extra werk op je dak krijgt.

.

Prioriteiten-matrix

Neem een blad papier, gebruik onderstaande tabel als voorbeeld en lijst op waar je de afgelopenweek dagen mee bezig bent geweest.

Zet elke taak of groep van taken in onderstaande matrix met daarnaast een inschatting van de tijd die je er ongeveer aan hebt besteed. Je vindt alvast een aantal voorbeelden van wat waar hoort per categorie. Hou bij het invullen volgende definities in je achterhoofd:

  • Dringend: de zaken die nu onmiddellijk aandacht vereisen.
  • Belangrijk: de zaken die bijdragen tot de realisatie van je missie, waarden en meest belangrijke doelstellingen, zowel zakelijk als privé.
C.G. TOTEM - prioriteiten met 4 kwadranten op basis van de assen: belangrijk - niet-belangrijk en dringend - niet-dringend

.

Hoe geraak ik uit die spiraal?

Nu je alles hebt opgesomd is het tijd om te evalueren in welk Kwadrant je de meeste tijd doorbrengt.

De tijd die je verliest in Kwadrant III en IV is wat je prioritair dient aan te pakken want deze is gericht op onbelangrijke zaken.

Begin alvast met alle vergaderingen stevig onder de loep te nemen. Wees selectief. Voor diegene waar je wel nog aan deelneemt, neem volgende regels in acht:

  • Eis dat iedereen voorbereid is;
  • Reduceer de ingeplande tijd voor een vergadering en start op tijd;
  • Beperk het aantal deelnemers;
  • Bepaal een duidelijk doel voor elke vergadering.

E-mail is de volgende uitdaging. Gebruik filters, schrijf je uit op nieuwsbrieven die je niet leest of welke niet nuttig zijn. Maak afspraken met je team wanneer je te e-mailen en wanneer niet. Idem dito met ad hoc telefoontjes. Wanneer je werk gaat delegeren, plan dan regelmatig een overlegmoment in. Zo vermijd je dat te onpas aan je mouw wordt getrokken.

Voor de andere taken, stel jezelf telkens vier keer de volgende vraag:

Moest ik dit toen doen?

Leg hierbij elke keer de nadruk op een ander woord in de zin. Antwoord ook iedere keer met ja of neen. Afhankelijk van de uitkomst, weet je hoe met dergelijke taken om te gaan in de toekomst:

  • elimineren
  • delegeren
  • corrigeren
  • beter inplannen.

De tijdswinst die je op deze manier kunt realiseren, investeer je in Kwadrant I. Dit helpt vervolgens om op termijn de belasting door taken uit Kwadrant II te verminderen.

.

Manage je prioriteiten, niet je agenda

De kunst is dat je niet gaat managen wat in je agenda staat, maar dat je gaat managen volgens wat prioritair is. Discipline en focus is dan wat nodig is om je dag onder controle te houden. Doe vanaf nu voor elke taak de acid-test en vraag:

Moet ik dit nu doen?

Trouwens, vergeet bij het efficiënt plannen niet de rollen die je opneemt buiten het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan je rol als partner, ouder en deze in je vrije tijd.

Durf overbodige activiteiten gewoonweg te schrappen.

Delegeer taken die je zelf goed kunt. Daar kan je medewerkers goed op coachen. En zo maak je dan tijd om te kunnen werken op de nieuwe, risicovolle projecten die jouw aandacht vereisen.

.

Slorpen dringend-belangrijke activiteiten je tijd op?

Sta je hierdoor constant onder stress? Dan is het eveneens tijd om in te grijpen.

Hier dezelfde remedie: zonder je af en denk na over je mogelijke opties. Wat je kan doen om deze situatie te keren, is sterk contextueel gebonden.

Kom je er niet uit, overleg met een collega, een buitenstaander of laat je hierin begeleiden door een coach.

.

Vergeet geen geld te verdienen!

C.G. TOTEM - Tijd is geld

We zijn in business om onze boterham te verdienen. Durf komaf maken met verlieslatende klanten en producten. Deze slorpen tijd op van andere winst-genererende activiteiten.

Ten tweede: durf investeren. Denk niet alleen aan wat een extra medewerker kost, maar ook welke winst het kan opbrengen voor de organisatie. Stel dat jij 20% van je tijd wint om je meer te kunnen richten op een strategisch initiatief of op de verkoop. Wat zou dit betekenen voor jou organisatie?

.

Tip

Weet dat je als zaakvoerder of bedrijfsleider met vragen omtrent balans tussen werk en privé vaak ook kunt gebruik maken van het systeem van loopbaanbegeleiding met loopbaancheques. Hierdoor kan je voor 40 Euro reeds 4 u begeleiding krijgen.

Help, ik loop achter de feiten aan